О целесообразности применения факсимиле вместо подписи

Факсимильная подпись является полноценным заменителем «живой» подписи. Гражданский кодекс признает правомочность применения ее при заключении сделок , на предприятиях при подписании руководителем многочисленных распорядительных документов. Следует отметить, что документы, касающиеся перемещения денежных средств, работы бухгалтерии или налоговых служб, законодательных органов, требуют собственноручных подписей распорядителей.

Конечно, штамп с изображением подписи можно применять при подписании многочисленных документов, но то, что законодательство этот вид удостоверения в некоторых случаях может подвергать сомнению, заставляет задуматься: настолько  уж необходимо обзаводиться такой вещью?

Разъяснения о случаях, когда факсимильная подпись правомочна и противозаконна необходимы.

Сделки гражданско-правового характера

Закон не запрещает применять факсимиле при заключении сделок, но делает оговорку, что это возможно только в случае, прописанном в законодательстве или же по обоюдному согласию сторон.

В законодательстве не потрудились прописать нормы применения аналога подписи, поэтому, насколько это законно устанавливается сторонами, заключающими сделку, в виде устных или письменных договоренностей.

Форма соглашений может происходить в разных формах:

  • Оформляется документ, в котором оговариваются условия подписания конкретного документа, возможно, последующих, с применением факсимиле;
  • Прописывается непосредственно в подписываемом договоре разрешение использовать штамп. При этом дополнительным списком может прилагаться перечень документов, которые могут оформляться таким образом.

Список документов, которые будут заверяться с помощью факсимиле прилагать к основному документу необходимо. Поскольку в спорных вопросах именно он будет решающим в вопросе законности тех или иных документов и подписей на них. Различные документы, оформленные дополнительно к основному, могут быть причиной подтверждения незаконности применения факсимиле и аннулирования всех договоренностей, зафиксированных в нем.

Бухгалтерия и документы налоговой сферы

Особенно жаркие споры вокруг документооборотов бухгалтерии и налоговой службы.  Все это происходит потому, что ни одно из этих подразделений не имеют и не определили, насколько документы, которые содержат факсимильные подписи, имеют силу Закона. Эти вопросы не регламентированы относительно них.

Представители налоговой сферы склонны считать, что аналог «живой подписи» следует применять на вторичных документах. Первичные нужно подписывать лично, так как именно они имеют все необходимые реквизиты, прописанные законодательством, включая собственноручные подписи руководителей предприятий или их отделов. Поэтому, независимо от объема первичной документации, подписывать их придется без применения средств замены.

Документы, сопровождающие продвижение, перемещение денежных средств также подписываются лично. К таковым относятся и бумаги, последствием подписания которых могут быть финансовые потери. Спорные вопросы, разбираемые в связи с этим, были разрешены в сторону неправомочности подписания подобной документаций при помощи факсимиле. Например, акты о приемке построенного дома или других завершившихся работ. Финансовые последствия могут быть значительными и ответственность возлагается на лицо, которое подписало их лично. В случае с факсимильной подписью вероятность использования их третьими лицами не исключается.

Сфера налоговой службы не приемлет применения факсимильной подписи. Следует принимать во внимание, что работа этой структуры не регламентируется и не подчиняется решениям и нормам гражданского кодекса, потому и использованием штампа вместо живой подписи на законных основаниях невозможно.

Исключением являются электронные подписи, которые допускаются при заполнении налоговых деклараций в электронном виде. Законом прописаны нормы применения электронных заменителей. К таковым факсимиле не относится.

Счет-фактура с факсимиле

Налоговая служба требует при оформлении этого документа только «живой» подписи. В законе нет пункта о том, что в данном случае можно применять факсимиле. Следовательно, на основании данного счета-фактуры компания может избежать вычетов НДС. Случаи, когда судебные решения принимались в пользу бизнеса, не редки в таких случаях. Существующие нормы законодательства не запрещают факсимильных подписей на счетах.

В вопросах с решением по налоговым документах много противоречий и неоднозначных суждений. Чтобы избежать споров и судебных разбирательств, все договоренности должны быть письменно оформлены надлежащим образом.

Где допускается факсимильная подпись?

Использовать факсимиле целесообразно на документах, которые не предусматривают последствий с большими финансовыми потерями для любой из сторон. Если же стороны договорились о такой возможности подтверждения документов, то юридически факсимильная подпись уравнивается с «живой».

Прежде, чем заказать факсимиле, необходимо определить условия пользования и хранения штампа с подписью:

  1. Лицо, которое будет отвечать за сохранность печати с подписью.
  2. Список документов, которые разрешается подписывать с помощью штампа.
  3. Список ответственных лиц, которым предоставляется право пользования факсимиле.
  4. Образец факсимильного оттиска.

Изготовление факсимиле – сложный процесс, позволяющий выполнить подпись на плотной основе полностью идентичной оригиналу. Несмотря на некоторую неопределенность применения аналогов печати с личной подписью, применяют факсимиле достаточно широко:

  • На предприятиях для подписания внутренней документации;
  • На счетах, которые предприятие выписывает за выполнение каких-либо работ;
  • На командировочных листах;
  • На актах передачи-приемки, которыми предприятие подтверждает выполнение условий договора;
  • При заключении сделок, которые производятся посредством цифрового копирования.

На некоторых документах с определенной ответственностью, лицо, которое использует факсимиле с директорской подписью, обязано прописать на документе свою должность и подтвердить написанное личной подписью. Разрешение на использование факсимиле доверенным лицом должно быть на предприятии проведено приказом директора.

Как заказать факсимильную печать?

Заказать факсимиле можно непосредственно посетив организацию, которая их изготавливает, либо направив заказ по электронной почте. Поскольку подписывать иногда приходится большое количество служебных форм, целесообразно заказать более одного штампа, с небольшой разницей в некоторых узлах росчерка.

Кроме точного воспроизведения подписи на резиновой подложке, изготовление факсимиле включает автоматическое устройство, которое позволяет делать оттиск с четкими контурами. В оснастку заливается специальная краска, которая одинаково ровно ложится на бумагу любого качества. Кроме того, аналог имеет все признаки оригинала:

  • Легкая размытость на некоторых участках;
  • Прерывистость и толщину линий.

Стоимость изготовления зависит от размера подпии.

  Яндекс.Метрика